Skapa lönekörning

När det närmar sig löneutbetalning ska en lönekörning skapas i programmet. Registreringar gjorda i kalendariet kommer med på lönekörningen automatiskt. Du kan också rapportera alla avvikelser och göra kompletteringar direkt på lönekörningen. Använder du Anställd, Resor & Utlägg eller Tid så kommer avvikelserna in på lönekörningen därifrån.

Titta gärna på filmen Betala ut lön med Visma Lön 600 eller läs om lönekörning på spiris.se.

Om tidrapporterna inte är klarmarkerade/attesterade vid synkroniseringen kan du läsa mer i avsnittet Vad händer om tidrapporterna inte är klarmarkerade/attesterade i Anställd vid synkronisering?

Att göra innan lönekörning

Vi rekommenderar att du gör en FOS-förfrågan inför varje lönekörning för att säkerställa skatteinställningarna för de anställda är korrekta. Tänk på att du alltid får svar utifrån uppgifterna som gäller den dag du skickar förfrågan. Läs mer i avsnittet Fråga om skatteavdrag (FOS-förfrågan).

Om företaget använder Resor & Utlägg ska du sammanställa alla utlägg för perioden innan du skapar lönekörningen. Läs mer i avsnittet Hantera rapporter.

Om det har tillkommit utlägg i Resor & Utlägg efter att lönekörningen är skapad väljer du Arkiv - Synkronisera med Spiris funktioner, Synkronisera även tids- och utläggsregistreringar för att importera utläggen. Läs mer i avsnittet Synkronisera registreringar från Spiris funktioner.

Gör så här för att skapa en lönekörning:

1. Välj Lönearbete - Lönekörningar.
2. Klicka på knappen Ny.
3. Välj Typ av lönekörning.
4. Välj Utbetalningsdatum.
5. Ange beskrivning för den nya lönen. Det finns färdiga beskrivningar att välja mellan men du kan också skriva en egen beskrivning.
6. Markera Utbetalningsperiod.
7. Markera Månadslön, arbetare, Månadslön, tjänstemän, Timlön, arbetare eller Timlön, tjänstemän om du vill begränsa lönekörningen till en löneform och/eller personalkategori.
8. Ta bort markeringen i kolumnen Ta med för de anställda som inte ska vara med på den aktuella lönekörningen.

9. Klicka på Skapa.

Om företaget använder Resor & Utlägg

Om företaget använder Resor & Utlägg sker synkroniseringen när du väljer Skapa. En lista med utläggsrapporter som är skapade under innevarande och föregående månad visas.

1. Markera vilken eller vilka utläggsrapporter som ska tas med i lönekörningen.
2. Klicka på OK.

Nu visas information om vilka utläggsrapporter som har importerats.

3. Klicka på Stäng.

Fältförklaringar

Typ av lönekörning

Det finns tre typer av lönekörningar.

Ordinarie lön	När du väljer Ordinarie lön hämtas alla registreringar i kalendariet för den aktuella perioden, samt de uppgifter som finns på de anställdas standardlönebesked på fliken Lön i anställningsregistret. Registreringar gjorda i Anställd, Lönebesked och Resor & Utlägg tas också med när du skapar lönebeskeden.
Extra utbetalning	Om du väljer Extra utbetalning skapas tomma lönebesked för anställda som har en markering i kolumnen Ta med. Detta är bra om du till exempel skapar en extra lön en eller ett par gånger per år för att betala ut en bonus till alla eller några anställda.
Inbetalning från anställd	Du väljer Inbetalning från anställd om du ska registrera en inbetalning från en anställd och reglera eventuell skatt. Finns det en skuld från föregående lön går det boka bort den på samma lönekörning. Registrering av inbetalning ska endast göras om det gäller samma taxeringsår som när den felaktiga lönen betalades ut. Vid denna typen av lönekörning tas inga andra uppgifter med. Läs mer i avsnittet Inbetalning från anställd.

Utbetalningsdatum

Här skriver du in datum för utbetalningen eller hämtar datumet i kalendern som du öppnar genom att klicka på knappen till höger i fältet. Du kan få en varning om du väljer ett datum på en lördag, söndag, helgdag eller ett datum långt fram i tiden.

Beskrivning

Beskrivning väljs utifrån vilken typ av lönekörning du har valt. Klicka på registersymbolen till höger i fältet för att se en lista över beskrivningarna. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort beskrivning klickar du på knappen Redigera. Markera sedan en tom rad och skriv in benämning om du vill lägga till en beskrivning.

Månadsvis utbetalning

Markera Månadsvis utbetalning om du vill skapa en lön för anställda för vilka du valt denna period för utbetalning. Inställningen görs i anställningsregistret på fliken Lön, fältet Utbetalningsperiod (visas enbart för timanställda). Du kan bara välja en utbetalningsperiod per lönekörning. För utbetalningsperiod Månadslön beräknas skatt efter skattetabell för månadslön.

Tvåveckorslön

Markera Tvåveckorslön om du vill skapa en lön för anställda för vilka du valt denna period för utbetalning. Inställningen görs i anställningsregistret på fliken Lön, fältet Utbetalningsperiod (visas enbart för timanställda). Du kan inte välja tvåveckorslön för anställda med fast månadslön och du kan bara välja en utbetalningsperiod per lönekörning. För utbetalningsperiod Tvåveckorslön beräknas skatt efter tabell för tvåveckorslön.

Löneform och löneperiod

Du kan skapa lön samtidigt för anställda med löneformerna Månadslön eller Timlön. Till höger om respektive löneform visas vilka datum som gäller för löneperiod och avvikelseperiod. Du valde Löneperiod och Avvikelseperiod när du skapade företaget och du kan titta på eller ändra perioderna under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inställningar.

Månadslön, arbetare	Markera Månadslön, arbetare om du vill skapa lön för arbetare med fast månadslön. Ta bort markeringen om du inte vill skapa lön för arbetare med fast månadslön. Du väljer Löneform för anställda i anställningsregistret på fliken Lön.
Månadslön, tjänstemän	Markera Månadslön, tjänstemän om du vill skapa lön för tjänstemän med fast månadslön. Ta bort markeringen om du inte vill skapa lön för tjänstemän med fast månadslön. Du väljer Löneform för anställda i anställningsregistret på fliken Lön.
Timlön, arbetare	Markera Timlön, arbetare om du vill skapa lön för arbetare med lön per arbetad timma. Ta bort markeringen om du inte vill skapa lön för arbetare med lön per arbetad timma. Du väljer Löneform för anställda i anställningsregistret på fliken Lön. Löneformen Timlön kan både användas för personal som är anställda tills vidare och för extra anställda.
Timlön, tjänstemän	Markera Timlön, tjänstemän om du vill skapa lön för tjänstemän med lön per arbetad timma. Ta bort markeringen om du inte vill skapa lön för tjänstemän med lön per arbetad timma. Du väljer Löneform för anställda i anställningsregistret på fliken Lön. Löneformen Timlön kan både användas för personal som är anställda tills vidare och för extra anställda.

Läs mer i avsnittet Byte från timlön till månadslön eller från månadslön till timlön om hur du ska betala ut lön till en anställd som har bytt löneform.

Listan över anställda

Listan är sorterad efter den ordning du valt för sortering av anställda i listor och på utskrifter under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Utskrifter m m och innehåller fasta kolumner med olika typ av information.

Ta med

Om du satt en markering för Generera automatiskt lönebesked vid varje lönekörning i anställningsregistret på fliken Lön är rutan i kolumnenTa med markerad. Klicka för att ta bort markeringen på anställda som inte ska vara med på den aktuella lönekörningen. Klicka för att sätta dit en markering på anställda som inte automatiskt har markerats men som ska med denna gång på lönekörningen.

Om du väljer typen Inbetalning från anställd markeras inga lönebesked.

Anst. Nr./Förnamn/ Efternamn/Personnr/Löneform/Personalkategori

Här visas information om den anställde du ska skapa lönesbesked för. Uppgifterna hämtas från anställningsregistret och det är bara där du kan ändra dem.

Har lönehändelser

Det står Ja i kolumnen om det finns uppgifter som kommer att hämtas från kalendariet när du skapar lönekörningen. Det står Nej om det inte finns några uppgifter i kalendariet. Det är bara de registreringar som gäller avvikelseperioden för den aktuella löneperioden som programmet känner av.

Om du använder Anställd kan du bortse från denna kolumn.

Markera alla

Klicka på knappen Markera alla för att sätta en markering i kolumnen Ta med på alla anställda. 

Avmarkera alla

Klicka på knappen Avmarkera alla för att ta bort markeringen i kolumnen Ta med på alla anställda.

Importera från tidsredovisning

Om företaget använder Anställd, Tid eller något annat program för att registrera arbetad tid, frånvaro och utlägg kan du hämta dessa uppgifter direkt till anställdas lönebesked. Du måste först skapa en fil med löneuppgifter från ditt tidsredovisningsprogram. Valet Importera tider/utlägg från fil visas bara om du aktiverat funktionen under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer. Läs mer i avsnittet Integrationer, företagsinställningar.

Skapa

Klicka på knappen Skapa för att skapa lönebesked med de inställningar du valt för de anställda som är markerade i listan. Du kommer då till listläge för den nya lönekörningen.

Avbryt

Om du klickar på knappen Avbryt får du välja mellan tre alternativ i den dialogruta som öppnas:

Ja, spara	Lönekörningen sparas och både dialogrutan och fönstret stängs. När du vill arbeta vidare med denna lönekörning öppnar du den från Pågående lönekörningar.
Nej, ångra	Lönekörningen sparas inte och både dialogrutan och fönstret stängs.
Avbryt	Dialogrutan stängs och du kan fortsätta att arbeta med inställningarna för den nya lönekörningen.

Relaterade avsnitt