.png?width=600&height=168&name=Spiris_Visma_Primary_Logo_positive_RGB%20(1).png){kind=logo}
Checklista vid semesterårsavslut
En gång om året ska du göra semesterårsavslut. Då skapas ett nytt semesterår och anställningsregistret uppdateras med nya dagar och semestervärden genom att återstående betalda semesterdagar flyttas till sparade dagar för nästa semesterår. Dessutom räknas nya betalda semesterdagar, samt betalda och sparade semesterdaglöner fram.
De anställda kan inte ta ut semesterdagar på det nya året innan semesterårsavslutet är gjort.
När du arbetar med generellt semesterår (1 april - 31 mars) ska semesterårsavslutet göras efter aprillönen när alla avvikelser för föregående semesterår är registrerade.
När du arbetar med kalenderår (1 januari - 31 december) som semesterår ska semesterårsavslutet göras efter januarilönen eftersom alla avvikelser för föregående år ska vara registrerade och med på en lönekörning.
Kontrollera även om den sista lönekörningen innan semesterårsavslutet ska vara låst eller ej. Läs mer i avsnittet Låst eller olåst lönekörning innan semesterårsavslut.
Uppdatera till den nya årsversionen
Innan du gör semesterårsavslut ska du uppdatera till den senaste årsversionen.
Det enklaste sättet att installera den senaste versionen är via meddelandet som visas vid programstart när en ny version finns tillgänglig. Du kan också uppdatera på spiris.se eller genom att välja Hjälp - Uppdatera programversion i programmet.
Kontrollera inställningarna för ditt företags semestervillkor
- Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Semester.
- Kontrollera att inställningarna för de semestervillkor ditt företag använder stämmer överens med det avtal som ditt företag tillämpar.
Gränsvärdet för semesterdaglönen höjs oftast när ett nytt avtal träffas.
- Markera Nettosemesterdagar om du vill arbeta med nettosemesterdagar.
Om du inte tidigare använt beräkning av nettosemesterdagar för deltidsanställda som inte arbetar varje dag, är det lämpligt att börja med detta inför ett nytt semesterår.
Lägg in ingångsvärden om du har börjat använda Visma Lön 600
Om du har börjat använda Visma Lön 600 under året lägger du in ingångsvärden för semester under
Kontrollera att alla anställda har rätt semestervillkor och semesterrätt
Utskriften Semesterdagar, specificerad kan vara bra att ha som underlag när du kontrollerar inställningarna för semester för de anställda. Utskriften hittar du under Utskrifter och spårning - Utskrifter, rubriken Semester.
- Välj Personal - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Semester.
- Kontrollera att rätt semestervillkor är valt för respektive anställd.
Om du ska byta semestervillkor för någon anställd är det lämpligt att göra det innan semesterårsavslutet om semesterberäkningen ska göras enligt det nya semestervillkoret.
- Kontrollera att rätt antal dagar är angivet i fältet Semesterrätt.
Semesterrätten ska vara 25 dagar eller enligt gällande kollektivavtal och anställningsavtal. I fältet ska alltid full semesterrätt registreras oberoende av hur många dagar som kommer att vara betalda eller obetalda semesterdagar.
Betala ut rörlig semesterlön
Rörlig semesterlön som inte har betalats ut under året försvinner när semesteråret avslutas. Den ersätts då av en ny beräknad rörlig semesterlön. Se därför till att betala ut den rörliga semesterlönen innan du gör semesterårsavslut.
Beräkning av rörlig semesterlön görs vid semesterårsavslutet om du har registrerat lönearter med markeringen Semestergrundande rörlig lön på fliken
Gör så här för att betala ut rörlig semesterlön.
- Välj Lönearbete - Lönekörningar
- Skapa en extra utbetalning om den tidigare lönekörningen är
- Välj den anställde.
- Välj snabbvalet Semester, ersättning.
- Markera rutan Utbetalning rörlig semesterlön.
- Klicka på
Den rörliga semesterlönen betalas ut som en klumpsumma.
Registrera alla händelser för det tidigare semesteråret
För att underlaget för beräkning av semesterdagar och semesterlön ska bli korrekt, bör du kontrollera att all lön och frånvaro för intjänandeåret är registrerad.
Det är datumen för löneperiod och avvikelseperiod som avgör vad som ingår i semesterberäkningen.
Kontrollera även om den sista lönekörningen innan semesterårsavslutet ska vara låst eller ej. Läs mer i avsnittet Låst eller olåst lönekörning innan semesterårsavslut.
Gör semesterårsavslut
Här beskriver vi hur du gör semesterårsavslut. Du kan också titta på filmen Semesterårsavslut.
- Välj Personal - Semesterårsavslut.
- Klicka på knappen Skriv ut/förhandsgranska.
- Markera vilka rapporter/checklistor du vill förhandsgranska eller skriva ut.
- Klicka på Förhandsgranska och sedan PDF-fil om du vill spara rapporterna i pdf-format och klicka på Skriv ut om du vill skriva ut dem till skrivare.
Vi rekommenderar att du sparar rapporterna i pdf-format. Det är extra viktigt att spara semesterskuldlistan, men vi rekommenderar att du sparar alla rapporter.
- Klicka på Stäng.
- Markera Ta med vid aktuellt semestervillkor under Semesterårsavslut.
- Klicka på Starta semesterårsavslut.
Du får en fråga om att säkerhetskopiera företaget. Vi rekommenderar att du sparar säkerhetskopian i en egen mapp där du enkelt hittar den om det skulle behövas.
- Klicka på Ja för att genomföra semesterårsavslutet.
- Klicka på OK när semesteråravslutet är klart.
Det nya semesteråret är skapat och anställningsregistret har uppdaterats med de nya värdena.
Om du ska betala ut slutlön i samband med semesterårsavslutet kan du läsa om hur du gör i avsnittet Betala ut slutlön i samband med semesterårsavslut.
Fältförklaringar
Checklistor
Inställningar på semestervillkoren
Utskriften visar inställningarna för alla semestervillkor du använder i ditt företag. Du kan ändra inställningarna under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Semester. Läs mer i avsnittet Semester, företagsinställningar.
Semesterinställningar på anställda
Utskriften visar vilka inställningar de anställda har rörande semester i anställningsregistret. Om du behöver ändra och komplettera inställningar (exempelvis semesterrätt eller genomsnittlig sysselsättningsgrad) gör du det under Personal - Anställda på fliken Semester och på fliken Lön. Läs mer i avsnittet Anställda, fliken Semester.
Den genomsnittliga sysselsättningsgraden beräknas av arbetsschemat och behöver bara ändras om du inte använt programmets funktioner fullt ut under hela intjänandeåret för semestern.
Underlag för semesterberäkning
Utskriften visar underlag för semestervärden i anställningsregistret. Den innehåller uppgifter om semestergrundande frånvaro, semestergrundande lön med mera. Uppgifterna hämtas från programmets ackumulatorer.
Sammanställning inför semesterårsavslutet
Utskriften visar en sammanfattning av beräkningsformler för semestervillkoren per anställd. Den visar också vilka fält som kommer att uppdateras när du genomför semesterårsavslutet och vilka värden som kommer att registreras i anställningsregistret.
Semesterskuld
Semesterskuldlista
Semesterskuldlistan visar företagets totala semesterskuld till de anställda. Listan används i samband med semesterårsavslutet och kan även användas som en bilaga till företagets bokslut och delårsbokslut och om du vill stämma av semesterskulden i bokföringen varje månad.
Semesterskuldlistan går endast att ta ut för aktuellt semesterår. Det är därför viktigt att skriva ut den innan ett semesterårsavslut om du vill kunna se semesterskulden på föregående semesterår.
Semesterskuldlistan baseras på händelsedatum, vilket betyder att lönearternas datum styr vilken månad händelserna hamnar på. Har inte lönearterna något datum hamnar händelsen på samma månad som sista dagen i löneperioden på den lönekörning som händelsen är med på. Om du exempelvis tar ut en semesterskuldlista för april och har löneperiod innevarande månad och avvikelseperiod föregående månad, behöver du vänta tills du har gjort klart lönekörningen för maj om avvikelserna för april ska tas med.
Skriv ut/förhandsgranska
Klicka på knappen för att skriva ut eller förhandsgranska checklistorna. Läs mer i avsnittet Utskrift markerade semesterchecklistor.
Semesterårsavslut
Gör en markering i kolumnen Ta med vid de semestervillkor du vill avsluta.
Starta semesterårsavslutet
Klicka på knappen Starta semesterårsavslutet när du vill genomföra semesterårsavslutet för det eller de semestervillkor du markerat i kolumnen Ta med. Du kan göra semesterårsavslut för flera villkor samtidigt om de har samma tidsperiod.
Backa semesterårsavslut
Du kan ångra ett semesterårsavslut så länge det inte finns låsta lönekörningar med en löneperiod som tillhör det nya semesteråret.
Om du ångrar att du avslutat ett eller flera semestervillkor kan du klicka på Backa semestervillkor. Markera sedan vilket eller vilka semestervillkor som ska backas och klicka på OK. När du har backat semesterårsavslutet återställs alla uppgifter som uppdaterades vid semesterårsavslutet till tidigare värden och semesterårsavslutet är nu ogjort.